Comment bien préparer un déménagement de bureaux ?

Le déménagement de votre bureau représente beaucoup de travail. Il est important de savoir comment se préparer à un déménagement. Qu’il s’agisse de trouver un nouvel espace ou de tout ranger dans votre bureau, il est important de vous assurer que votre entreprise fonctionne de façon transparente tout au long du processus de déménagement des bureaux.

Pour faciliter les choses avant, pendant et après le déménagement, nous avons établi une liste de vérification, lisez la suite.

Comment bien planifier le déménagement de votre bureau ?

Étape 1. Établir un budget

Avant de passer à d’autres étapes du processus, vous devrez établir un budget pour le déménagement, surtout si vous ne travaillez pas avec des fonds illimités. Décrivez ce que vous prévoyez dépenser pour chaque étape.

Voici les principales catégories de dépenses que vous devrez payer :

• Déménageurs
• Fournitures d’emballage
• Meubles
• Articles non combustibles supplémentaires (p. ex., cafetières, porte-manteaux, appareils électroménagers de cuisine)
• Coûts d’installation (p. ex., systèmes de télécommunications, mobilier)
• Services de nettoyage
• Autres services (p. ex., architecte d’intérieur)

Étape 2. Embaucher des déménageurs

Votre coordonnateur de déménagement peut mener la charge de déménagement bureaux paris du début à la fin. Toutefois, vérifiez si vous aurez besoin d’une assurance déménagement, et quel type de couverture vous aurez besoin si oui. Ceci est recommandé si vous déplacez de l’équipement de valeur. Votre courtier peut également vous conseiller à ce sujet.

Étape 3. Concevoir la disposition

Après avoir trouvé votre bureau idéal, vous voudrez concevoir un intérieur de bureau qui reflète la marque et les valeurs de votre entreprise, et qui est optimisé pour la productivité. Une bonne première étape est de faire un plan d’étage de votre espace de bureau, et de déterminer quels meubles et articles vous aurez besoin pour remplir l’espace. Cela devrait englober tous – bureaux, chaises, canapés, tables de conférence, cabines téléphoniques, équipement propre à l’industrie, et plus encore. Retournez à votre budget et vérifiez que vos besoins sont comblés par l’allocation que vous avez établie. Si le mobilier dont vous aurez besoin dépasse votre budget, vous pouvez établir des priorités et planifier des dépenses pour des articles moins prioritaires plus tard.

Étape 4. Confirmer les détails de votre bail – ancien et nouveau

Confirmez quand vous aurez votre nouvel espace. Une fois que vous avez votre date de possession et que vous avez déterminé quand vous déménagez, vous devriez en informer votre propriétaire actuel. Demandez-leur ce que vous devez faire avant de partir. Devrez-vous faire nettoyer ou réparer le bureau de quelque façon que ce soit? Vous avez besoin de quelque chose ? Le fait de connaître ces choses à l’avance vous évitera toute surprise indésirable et vous permettra d’intégrer à votre budget tout coût superflu.

Étape 5. Communiquez votre déménagement à vos employés

Alors que vous vous rapprochez de votre déménagement et que vous peaufinez toute la logistique, vous voudrez partager les détails avec vos employés. Annoncez le déménagement à l’échelle de l’entreprise – vous voudrez peut-être d’abord le partager à tour de rôle et faire un suivi au moyen d’une série de courriels et d’une invitation dans le calendrier.

Plus précisément, vous devrez partager :

• La date du déménagement (si vous n’avez pas la date fixée, envoyez un calendrier général)
• La nouvelle adresse du bureau, avec des détails sur la façon dont ils peuvent s’y rendre (quelles lignes de train ils seront en mesure de prendre, ou toutes les grandes autoroutes le bureau est à proximité)
• Des instructions concernant le déménagement (quand doivent-ils arriver au nouveau bureau? Que devront-ils apporter? De quel matériel auront-ils besoin avant le déménagement (cartes-clés, clés, etc.)?
• Des changements sont-ils prévus dans leur vie quotidienne (devront-ils travailler de la maison? Le bureau fermera-t-il plus tôt pour permettre le déménagement?)

Vous n’avez pas à tout partager en même temps. Lorsque vous prenez des décisions, vous pouvez envoyer des courriels contenant des mises à jour sur le processus de déménagement.